L’affiancamento telefonico
Mancano ormai due ore alla fine del turno lavorativo quando Emma è, finalmente, libera di poter parlare con me.
Rapidamente mi spiega cosa devo fare quando l’azienda è aperta ai clienti, tre o quattro volte a settimana, dipende dalla richiesta, ma a prescindere da questo io ci devo andare per cinque giorni.
Prima mansione che devo svolgere: rispondo alle chiamate e provo ad incastrare gli appuntamenti ma non devo mai dimenticare di chiedere ai soci in quale sede si troveranno quella settimana.
È la cosa principale da tenere sempre a mente perché ogni socio ha i suoi clienti e dove vanno i soci devono andare i clienti.
Devo arrivare sempre almeno un’ora prima dei soci o dei clienti o degli “affitta stanze”, persone a cui per una giornata o per qualche ora occorre una stanza d’ufficio per colloqui, riunioni e altro.
In quell’ora di tempo occorre che controllo se la ditta di pulizie ha pulito bene, specialmente le stanze personali e mai affittabili dei soci.
Accendere le luci tutte oppure aprire le finestre, i condizionatori si possono accendere solo ed esclusivamente se fa un caldo tropicale (wow), naturalmente vale lo stesso principio per i termosifoni ed il freddo, meglio accenderli solo se l’azienda inizia ad attrarre clienti come ad esempio i pinguini.
Ogni volta che vengono dei clienti devo preparare il preventivo concordato, in caso di approvazione, effettuare transazione ed emettere fattura.
(Ci tengo a precisare che, per ragioni già spiegate, non elencherò altri, conosciuti, metodi di pagamento)
Tutte, tutte le spese o gli incassi devono essere inviate al commercialista. Non devo fare affidamento su di lui, esiste ma spesso non è pervenuto.
-Stagli dietro- mi ha suggerito Emma.
Devo controllare che i soci al loro arrivo abbiano sempre l’acqua fresca, uno naturale e l’altro frizzante. Non entrare mai quando sono in riunione o in trattativa. Non passare le chiamate.
A fine giornata scrivi gli importi incassati e i preventivi rifiutati, inserisci il tutto in una busta bianca sigillata e portala ai soci solo quando saranno soli.
Devo considerare che gli appuntamenti per i clienti con preventivo hanno bisogno di circa trenta minuti, mentre per quelli nuovi invece calcolo un’ora.
Sono anche responsabile di tutto quello che riguarda la cartoleria: cartucce, penne, matite, righelli, gomme, cartelline, bianchetti, forbici ecc. Anche detersivi, saponi, carta igienica, asciugamani usa e getta per il bagno, posate biodegradabili, bicchieri ecc.
Ovviamente anche delle vivande, rigorosamente solo acqua frizzante e naturale, metà messe al fresco e metà a temperatura ambiente; nel caso in cui vogliano dell’altro manderanno me al bar. Mai far salire il ragazzo del bar, non è una figura raffinata (perché non indossa la camicia), spesso danno del tu e magari si aspettano di ricevere la mancia.
Inoltrare le mail arrivano. Nel caso in cui non ricevo alcun feedback, le stampo e le lascio sulla scrivania.
Prima di rispondere a clienti o fornitori, interfacciati con i soci e attendere approvazione della bozza pronta per essere inviata.
Quando devo stampare cose relativamente importanti, non documenti, riciclo i fogli che ho in una cartellina apposita.
Entrambi i soci preferiscono che io gli dia sempre del Lei, classificandoli sempre come dottori, specialmente davanti ad altri.
Devo anche chiedere se in settimana vogliono recarsi dal parrucchiere oppure se gli serve l’estetista e prenotare gli appuntamenti. Mai dimenticarlo.
Quando devono partire, per viaggi di lavoro o di piacere, contatta la signora che gli preparata le valigie.
-È fondamentale ed è una cosa a cui devi pensare tu e se non lo fai si adirano-
(Ricordo che alla fine della chiamata avevo la testa a fuoco)
Mi parvero tante molte cose da dover fare e ricordare. Sicuramente c’è ne sarebbero state delle altre che a Emma erano sfuggite.
Respiro, guardo il foglio che era bianco e adesso è pieno di nero. Negli angoli ci sono cerchi concentrici astratti, qualche cuoricino e una stellina. Spero di non aver dimenticato nulla e di aver segnato tutto.
La mano è sporca d’inchiostro e il polso è praticamente partito. Non scrivevo così tanto dai tempi dei dettati a scuola.
Mi sento avvolta da un velo di preoccupazione, agitata.
Sarò in grado di essere all’altezza?
Ma si, non scoraggiarti. Il lavoro ti serve.
In tutte queste informazioni che mi sono state date telefonicamente, mentre affannavo nel prendere appunti e dopo aver sottolineato il fatto che l’avrei senza dubbio richiamata per ulteriori delucidazioni, ho appreso di non avere una pausa pranzo ma di dovermi ritagliare uno spazio per mangiare, tenendo presente che, nel caso in cui squilla il telefono, devo rispondere.
Posso strozzarmi, masticare e mandare giù rapidamente, sputare ma assolutamente non devo perdere alcuna chiamata. I clienti più affezionati potrebbero riferirlo ai soci e questi ultimi potrebbero pensare che non ero al mio posto di lavoro, magari in ritardo oppure altrove.
-Resta in prossimità della tua postazione, a meno che non devi andare al bagno.-
Questa è l’ultima cosa che mi ha detto Emma.
Beh, grazie per la gentile concessione.
